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書類整理の基本!収納・片付け不要のスッキリデスクにする方法

「資料整理」「書類整理」と聞くと、いかにも整理整頓の出来るスマートなイメージがありますね。自分のデスクを振り返ってみると、書類が山になっている!という方はまだまだいらっしゃるのではないでしょうか。


とはいえ、書類整理術!などと言われてしまうと細かいルールをたくさん守らなければならない気がして面倒な気もします。そもそも、いかに丁寧にファイリングや整理をしたとしても、資料や書類は半永久的に増えていきます。スペース的にも圧迫されますし、同じ保存方法がずっと続けられるはずもありません。なんとか手間なく、簡単にできる方法はないものでしょうか…。


というわけで今回は、収納・片付けが一切いらなくなる「スッキリデスク」のつくり方を紹介します。


大事な資料・書類探しにどれくらいの時間をかけていますか?

「あの時のあの資料どこだ?」「この業務のためのマニュアル、どれが最新版?」こういった会話、業務中にどれくらい出てきますか?


ビジネスの現場だけではありません。ご家庭でも同じような現場はたくさんあります。

「町内会のあの資料は…」とか、「子供の学校の資料、ちゃんと置いていたのにどこいった?」なんてことはしょっちゅうです。


ことビジネスの現場においては、このような「探し物」に年間150時間使っていると言われています。年間250日勤務・1日8時間労働だったと仮定すると1日およそ35分~36分もの時間を探し物に使っている計算になります。


こういった小さなアクションの積み重ねで、150時間もの無駄時間を生み出していると思うとゾッとしますね。ビジネスの現場だけでなく、ご家庭でも規模は違えどかなりの無駄時間が生まれているはずです。


書類置き場を「アナログ」にしているのが大きな間違い

書類や資料をどのように保管していますか?情報の種類によってファイルを作っていたり、様々なアイデアを参考にインテリア家具やラックを活用している方もいるでしょう。


ところが、そういったアイデアも将来的に新しい種類の書類が出てきてしまったり、書類そのものの量が多くなってくるとスペースの問題が出てきます。ビジネスの現場においては、そもそも書類の現物を手に取れる形で保管していくことでセキュリティ問題が発生する可能性もあります。


資料や書類を「紙のまま」保存するのはやめましょう。ペーパーレス化です。


「ペーパーレス化」「文書の電子化」などと聞くと少なからず抵抗を持たれる方はいらっしゃいます。設定が面倒かも、パソコンが苦手だから、紙資料でやり取りしたいと言う取引先もあるから…等々。


大丈夫です。どんな方でも簡単に資料を放り込んで、必要なものを簡単に引き出せる仕組みがあります。それに、取引先が紙資料を望んでいるなら、「紙資料として残すのはこの取引先のものだけ」というルールが出来ればかなり整理も楽になるはずです。


書類整理の基本、「Evernote」を使ってみよう。



書類整理にEvernoteを使いましょう

※画像クリックで詳細ページに移動します。


Evernoteなら、テキスト、写真、WordやExcelなどのファイル、PDFなどのスキャン資料などのあらゆる資料をまとめて保存することができます。書類や資料の種類ごとに保存する場所を変更する必要がないので、書類や資料を探す手間は一気に減ります。


あらゆる情報を「ノート」に保管しよう。

前述したとおり、Evernoteにはテキスト、写真やファイルなどあらゆる情報を保存することができます。Evernote全体のデータ容量は無制限なので、将来的にデータを圧迫して使えなくなってしまうことはありません。


書類置き場いらず。スマートフォンがスキャナーに!

書類を電子化しようと思うと、いつも手間になってくるのがスキャンです。いちいち複合機を通していて時間のロスにもなりますし保存する煩わしさが生まれて結局ツールを使わなくなってしまいます。


Evernoteならスマートフォンから書類をスキャンすることができます。

書類の種類は選びません。ご家庭で出てくる紙資料でも、オフィスで作成した資料でも結構です。Evernoteを起動して写真を撮ると、このような写真が・・・



このような、スキャンデータとして保存できます。スマホで簡単に出来るうえにオフィス資料がすべて見やすい形になるので、後々の振り返りも簡単です。


強力な検索機能で書類探し不要

Evernoteが書類整理に向いているのは、この強力な検索機能が大きな理由のひとつです。保存の仕方などはあまり考えずにオフィスの情報をすべてEvernoteに入れてしまったうえで、簡単に検索することができます。ファイルのタイトルやテキストはもちろんのこと、有料版を使えば写真の中の文字やExcelやWordなどファイル内の文章まで読み取って検索することができます。


まとめ

Evernoteを使えば、とても簡単に資料や書類の保管と検索ができます。この体制が出来上がってしまえば、とても簡単に収納・片付け不要の仕組みが出来上がります。ぜひ使ってみてください。


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アイピア 取締役 T

アイピア 取締役 T

株式会社アイピア 取締役。 某高等教育機関での勤務を経て、システム会社に勤務。 営業担当、マーケティング業務を経て独立。 現在は独自のマーケティング理論を武器に、コンサルティング業務を中心に活動中。 趣味は音楽。 学生時代から続けているバンドで、年に数回公演の機会を持っている。

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