マネジメント

Excelでの案件管理の限界?SFAを導入するメリットとタイミング

Excelでの案件管理の限界?SFAを導入するメリットとタイミング

Excelは使い勝手がよく、集計やグラフなども出来てほぼ社会人なら一度は使っていると思いますし、多くの企業では業務上必要不可欠なツールと言っても過言ではないのではないでしょうか?

ですが、大手企業や成長している企業はどんどんSFAやERPなどの管理システムを導入していっています。創業時はExcelを使っていたと思いますが、なぜExcelから管理システムに乗り換えるのでしょうか?

Excelで案件管理の限界とSFAを導入のメリットとタイミングについて見ていきたいと思います。

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Excelで案件管理の限界を感じる

そもそも「Excelで案件管理の限界」とはどういう状態をいうのでしょうか?

その為にはまずExcelで出来る事を見ていきましょう。

  • 顧客情報(顧客データベース)
  • 案件リスト
  • 見積書・請求書
  • 売上管理
  • 集計やレポート

などです。

 

これだけを見たらExcelで十分と思います。確かに、顧客数・案件数・社員数が少ない場合はExcelで十分でしょう。

しかし、ある程度会社の規模が大きくなってくると、マネジメントをするようになってきます。その際にExcelだと結果しかわからず、履歴がわかりません。

そうです。「Excelは履歴を残すのが苦手です」

例えば案件リストで説明すると、案件ごとに1行づつ入力をしていると思います。お客様の商談をして見積書を作成して提出をしたとして、別日に再度見積書を作成する際にどのように入力をするでしょうか?

その時、2回目見積書を提出した記録はどこに入力するでしょうか?1回目に見積書を提出した情報の上に入力をします。このようにExcelは履歴を残すのが苦手。なので、集計はできますが、分析をすることは難しい仕様となります。

また、Excelで管理をしている企業で限界と感じるのが、Excelの設定がずれたり壊れたりすることです。社員数が多くなればなるほど、発生する可能性が大きくなります。

ExcelからSFAに変えたら何が変わる?

セルフマネジメントができるようになる

SFAでは予定に対して漏れや遅れがあった場合に通知してくれるアラート機能があったり、

次回予定日タスク機能で、ネクストアクションが担当者が各自で案件の管理ができるように仕組みがあります。

マネジメントがしやすくなる

各案件の予算や競合、進捗のフェーズ・受注確度といった営業進捗情報が確認することができるようになるので、上司がアドバイスや問題がありそうな案件に対してフォローすることができるようになります。

また、営業に関する情報が一元管理されるので、今まで報告が上がって来ないと分からなかった情報がリアルタイムで確認することができるようになります。

ノウハウが企業の財産として蓄積していく

Excelで管理だと報告を共有するために入力する意味合いが強いので、案件の管理などは各営業担当者が手帳や別のツールなどを使って管理していくこと多いです。

属人化した営業に関する情報がSFAに入力することで、企業のノウハウとして蓄積されるようになります。

ExcelからSFAへ切り替える時のポイント

現状のやり方に不満や手間を感じた時

Excelでの案件管理の限界とSFA導入によるメリットを見てきましたが、Excel管理で現状困っていなければすぐにSFAに切り替える必要はありません

うまくいっている状態でSFAを導入すると「今のままで問題ないのに新しいことを覚えないといけない」といった現場からの不満が出て、営業が入力してくれないとか、モチベーションが下がったりなど、SFA導入は失敗になる可能性が高まります。

Excelでの管理で不満や手間が発生する1つの要因が社員が増えた時です。

社員数が増えてくるとどうしても入力のばらつきや共有の仕方で管理が煩雑になってきます。無理やりExcelで管理で管理しようとするとチェックをダブルチェックをしたり社内で様々なルールを作ったりする必要が出てきます。

その時が、SFAを検討するタイミングになってきます。

使いやすさで選ぶ

ExcelからSFAに切り替える際に1番のハードルがシステムへの拒否反応です。中にはシステムというだけで敬遠する方もいらっしゃいます。

どんなに高機能なシステムでも使ってもらえなければ意味がありません。SFA導入失敗の理由として、「営業担当者が情報を入力してくれない」といった話をよく聞きます。原因としては「入力が手間」「機能が多すぎてシステムがわからない」などです。

そこでポイントになるのが、「使いやすさ」です。

システムを検討する際、よく機能で選ばれがちですが、使いやすさが一番重要です。実際に入力する現場の人達が使えると思うSFAを導入するようにしましょう。

まとめ

Excelは汎用性があり使いやすいツールですが、本来は表計算ツールなので、複雑な内容をしようとすると限界があります。

Excelでの顧客管理に少しでも危機感を抱いたという方は、会社でのSFA導入を検討したり提案してみてください。SFAで顧客情報を正しく管理・活用すれば、商談機会の創出や売上拡大が期待できます。

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