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【業務改善 事例】経営者が知っておくべき改善事例

経営者が知っておくべき改善事例業務改善の対策は、企業により異ります。

同じ対策でも、他社では、改善されるが、自社では、逆効果になることもあります。

業務改善を考える際は、自社の分析、現状を把握し、課題を発見することから初めてください。


次に、改善対象のプロセスや資源を整理し、実施する対策がどのような効果を発揮するのかを予測します。

実行後には、必ず効果を確認してください。

(重要な業務改善に関しては、PDCAを実施することをお勧めします)


本記事では、4つの知っておくべき業務改善の事例をご紹介します。


目次

 ・ECRS(業務改善の原則)で業務改善を考える

 ・事例1【テレワーク導入で優秀な人材を確保】

 ・事例2【ペーパーレスで情報のやりとりを効率化】

 ・事例3【不要なマルチタスクを今すぐストップ】

 ・事例4【パワーナップ導入で、生産性UP】

 ・業務改善 簡単事例 22発業務改善 簡単事例 22発

 ・業務改善助成金の活用(50万~200万)

 ・最後に



ECRS(業務改善の原則)で業務改善を考える

業務改善を考える際は、ECRS(イクルス)を考え、改善点を発見することをお勧めします。

◆ECRSとは

E(Eliminate):業務を無くすことはできないか?
    業務の内容を洗出し、本当に必要か再度チェックしてください。
 <check>誰もみていない日報や、必要のない会議などはありませんか?

C(Combine):業務をまとめられないか?
   同じような業務をしていないかチェックしてください。
   <check>作業用、報告用に二重でタスク登録を行っていませんか?

R(Rearrange):業務実施の順序、方法を変更できないか?
   業務順序、方法を再度見直し、最善かどうかチェックしてください。
  『前はこうだったから』という発言は禁句です。
  <check>Ecexl表計算を使わずに、電卓で計算していませんか?

S(Simplify):業務をもっと単純にできないか?
  業務の内容に不要なものが含まれていないかチェックしてくさい。
     <check>管理システムなどを導入し、業務を簡略化させる。
    見積作成時間50%以上短縮されることもあります。
           

※関連記事

ECRSで業務改善!AippearNetの活用事例をご紹介!

事例1【テレワーク導入で優秀な人材を確保】

<< 社員満足度向上、人材確保  、生産性向上>>

働き方改革で、よく話題にあがっているテレワークを導入することで、

育児や、介護などで、働けない優秀な人材を確保することができます。

しかし、テレワークの導入に失敗してしまったという事例も多く耳にします。

メリット・デメリットをしっかり理解し、自社に合っているか判断してください。

※業務改善の事例としては、影響範囲が広く、ハードルが高かくなります。


◆メリット

【働き手目線】

   1.通勤時間の短縮

   2.子育てや介護と仕事を両立がしやすい

   3.住む場所が自由になる

   4.作業に集中しやすい

 【企業目線】

 1.離職率の低下

  (補足:将来介護が発生しても働くことが出来ることが安心に繋がるため)

 2.生産性が上がる

  (補足:成果にコミットさせる必要があります)

 3.優秀な人材を確保できる



◆デメリット

 【働き手目線】

 1.自分で時間管理しなければならない

 2.IT端末を使った仕事に限られる


 【企業目線】

 1.時間管理が曖昧になりやすい

 2.社員間で不満に繋がる可能性がある

 (補足:テレワークを利用していない人が不平等に感じてしまう)


導入に成功するには、下記の事柄を必ず解決させる必要があります。

1.成果について

2.セキュリティについて

3.社員の理解


※関連記事

テレワーク導入成功の秘訣!優秀な人材を確保するための一手


事例2【ペーパーレスで情報のやりとりを効率化】

<< 管理コスト削減、検索時間削減  >>

報告書・議事録・資料を紙で管理する事は、紛失リスク、検索時間、コストにおいてデメリットが多く、お勧めできません。

必要な書類を取り出すのに、何十分も時間をかけてしまっていませんか?

コンピュータで管理すれば、検索機能で10秒で目的の書類を発見することができます。


ペーパーレスでお勧めなITサービス をご紹介。

こちらは、無料で利用できるため、すぐに活用を検討しても良いかと思います。


(1).Evernote

   どこからでも簡単にノートに記録、整理、共有ができる便利ツールです。

   名刺管理や、画像検索ができます。

          業務改善 事例 

※画像クリックで詳細記事に移動します


(2).GoogleDrive

        バックアップツールを利用することで、PC上に保存する感覚で、

   クラウド環境にファイルを保存することができます。

  業務改善 事例

  

(3).  MP:E MEETING

       ペーバーレスで会議ができるツールです。

  資料や会議中の議事録を簡単に共有できます。

  業務改善 事例


事例3【不要なマルチタスクを今すぐストップ】

<<  作業時間削減、ストレス軽減  >>

業務をしていると、マルチタスクになってしまうことはよくあることです。

ですが、マルチタスクは、作業効率を落とすだけではなく、脳にダメージを与え、ストレスになってしまいます。

あなたが、抱えている、タスクを整理し、マルチタスクを減らすべきです。

タスクを整理する際は、タスクにタグを付けるなどして、優先度を意識し、整理してください。

【緊急度】、【効果】、【期限】、【分類】、【作業予定時間】などを設定し、優先度を確定後、順番に処理することで、効率よく、タスクをこなす事ができます。

営業の進捗、タスク管理はSFAの導入がおすすめです。

ただし、コストが大きくなるため、導入のハードルは高く、じっくり検討する必要があります。


※SFAについて気になる方は、こちらの記事をご確認ください。

業務改善 事例

SFAとは?今更聞けない営業支援システムの・・・ 

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 Excelでの案件管理の限界?SFAを導入する・・・

                

事例4【パワーナップ(仮眠)導入で、生産性UP】

<<  生産性UP、ミス防止 >>

パワーナップとは15〜30分の短い仮眠のことです。

事務作業などをしているときに、眠気に襲われることがありますよね?

その状況で1時間の仕事をしても、ほとんど作業は進まないどころか、大きなミス

繋がってしまいます。

そんなときは、仮眠してしまう事をお勧めします。

弊社でも導入していますが、以前よりもミスが減り、生産性も向上するとができました。

私は月に5度ほど利用しますが、少し仮眠するだけで、集中力が回復します。

業務改善 事例


業務改善 簡単事例 22発

【事例1】.PDCAを回し、常に作業効率、目標達成率を向上させる。
【事例2】.仕事を細分化し、達成感を感じれるように作業する。
【事例3】.タスクに、優先度、作業予定時間を設定し効率よく作業する。
【事例4】.集中タイムを設ける。
【事例5】.調査関係は時間を設定し、解決できなければ、聞くようにする。
【事例6】.会議をスムーズに進めれるように見直す。議題の事前共有、ファシリテーションの導入。
【事例7】.整理整頓を普段から意識する。不要なものは破棄する。
【事例8】.仕事を見える化する(管理システムの導入など)。
【事例9】.繰り返しの作業は自動化する。
【事例10】.いつもと違う場所で仕事する。
【事例11】.マニュアル・手順書を作成する。
【事例12】.コミュニケーションツールを導入する(LINEビジネスなど)。
【事例13】.本日のタスク、翌日のタスクをイメージしてから仕事をする。
【事例14】.テレワークの導入。
【事例15】.フレックスタイムの導入。
【事例16】.無駄な作業を無くす。
【事例17】.まずは80%で完成を目指す。
【事例18】.マルチタスクを無くす。
【事例19】.集中力が無いときは、単純作業に変更する。
【事例20】.シエスタ制度(パワーナップ)の導入。
【事例21】.作業時間を測定する。
【事例22】.スケジュール管理を共有できるツールの利用。


業務改善助成金の活用(50万~200万)

※適用範囲
設備・機器の導入に加え、教育訓練や経営コンサルティングなどのサービスの利用も対象となります。

詳しくは厚生労働省のサイトよりご確認下さい。
業務改善 事例

最後に

今回は4つの業務改善の事例をご紹介させて頂きましたが、私は、最後にご紹介した、

パワーナップの導入は強くお勧めしています。

IT会社の弊社では、ミスが本当に怖いので、効果的な対策だと実感しています。


今後も、様々な視点から業務改善の事例をご紹介させて頂きます。


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アイピア 取締役 S

アイピア 取締役 S

株式会社アイピア 取締役 10年に渡ってシステム会社の技術者として従事。 「お客様の望みを叶えるだけでなく、お客様を導けるシステムを作りたい」 という想いで独立。 IT・システム開発のプロフェッショナルとして 最新技術の観点から情報提供をしていきます。 趣味は漫画、アニメ、サッカー。 とくにサッカーは幼少期から続けていて、ポジションはフォワード。

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