マネジメント

業務管理システムを導入する際に職種から見た導入メリットとは?

業務管理システムを導入する際に職種から見た導入メリットとは?

業務管理システムと行っても、実は会計管理システム販売管理システムSFACRMERP人事管理システムなど様々な業務管理システムに分けることができます。

業務管理システムは主に業務の効率化や管理をしやすくする為に導入されることが多いです。という事で、営業と経理から見た業務管理システムのメリットを見ていきます。属人化の原因を徹底分析!標準化と使い分けて、業務効率を数倍高める方法

営業から見た業務管理システム

 情報共有で重複入力を無くす

営業活動の報告や、見積書の申告や承認や日報を専用の書類で提出など営業担当者は日々の業務で様々事務作業が発生しています。
企業に所属をして、複数名の人と協力して成果を上げる以上、そうしても必要な業務です。しかし、事務作業は意外に重複していることが多いです。
例えば、顧客情報を管理しているシステムと契約情報を管理している情報が別々な為、顧客名や住所など同じ情報をそれぞれ登録していることがあります。
もしくは、日報を提出する為にすでにシステムに入力した情報を、システムを見ながら、転記をするといったことはありませんか?
「情報を共有する」ことは多くの手間や時間がかかっています。情報共有の手間を削減することで、大きな業務効率の改善が図れます。

 情報の共有化で業務効率向上  

SFAやERPを導入することで、見積の申告・承認や日報などの業務が簡単に行う事ができます。また、重複入力もなくなるので、作業効率が格段に上がります。
入力作業の削減・ミスを減らす。
受注が発生した際、営業担当者は販売管理を行いますが、販売管理は、データ入力が多い業務です。
例えば、受注管理シートや在庫管理シート、経理への伝達、上司への報告など、同じ情報をシステムやメールなど様々な手段を使って行っていきます。
この状態だと、いずれミスが発生します。特に、忙しくなると気を付けていてもミスや漏れが出てくるものです。

 連携性の高いシステムでデータ入力を簡素化! 

販売管理システムでは、販売に関わる多様なシステムが強く連携しています。例えば受注データを入力した場合、それば在庫管理システムや債券・債務管理システムなどにも反映され、無駄なデータ入力が減少します。

見積書の単価・フォーマットの統一

営業担当者や取引先によって見積書のフォーマットが違っていたり、価格単価が違っていることがあります。その為、様々な見積書を使い分けて、単価も営業担当者によって変わってくるので、粗利が安定しないといった、問題がおこります。
このような原因の多くが、属人化です。
改善しないままでいると、見積書のフォーマットはさらに増え続けますし、価格単価の違いは「前回の担当者の価格と違う」「知り合いがお願いした時よりも高い」といったクレームになりかねません。
また、新人営業が入った際も、先輩営業によって言っていることが変わってくるので、混乱したり、覚えるまでに時間がかかるといったことも起こりえます。

 統一された見積書を利用! 

販売管理システムで見積書を作成することで、見積書のフォーマットが固定されているので、営業担当者の属人化を防ぐことができます。また、異なるフォーマットを正確に管理することも可能です。

経理から見た業務管理システム

案件の状況を把握することで業務効率を高める

お客様へ請求書を発行したいが、営業担当者に確認をしてみないと分からない。といった声を経理担当者から聞きます。
主な理由としては、案件の情報が社内で共有されていないことや、営業担当者が経理担当者への報告漏れです。

 営業とバックオフィスの連携を高める 

ERPのように営業の範囲と経理の範囲をカバーしたシステムを導入することで、営業と経理の連携を高めることができます。ERPの詳細については下記からご覧いただけます。

業務管理システムを導入する際に職種から見た導入メリットとは?

 事務作業の激減

事務作業はお客様向け請求書の発行、業者からの請求書の突合せ、受注の処理やお客様へのレターの手配など、多くの入力作業が発生します。
しかし、その入力した情報の多くが他の人がすでに別のシステムやツールに入力をしている情報が多いです。
例えば、業者からの請求書突合せは、発注書と突合せをするので、営業担当者が発注書を作成する際にすでに登録している情報だったり、
以前に契約になったお客様へレターを配信する為に、顧客管理システムに契約になったことを記録していることがありますが、
契約になった情報は営業担当者が受注管理をするために受注管理システムに登録している。といったことです。

 オールインワンの業務管理システムを導入で重複をなくす 

様々な業務管理システムがありますが、業務管理システムで悩んでいるのでしたら、顧客情報の管理から始まり経理や人事といった管理部門の範囲までカバーした業務管理システムであるERPを導入しましょう。ERPで業務全般を一元で管理することができます。

まとめ

現在、多くの機能がついた務管理システムが販売されています。
しかし、業務管理システムを導入したからと言って業務が改善するわけではありません。
業務管理システムを目的に合わせて運用することで初めて業務が改善していきます。
機能や価格だけではなく、運用をする際に自社で使うことができるのかをしっかりと確認してから導入をしていきましょう。

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